Formación del Personal
Formación del personal con acceso a la información
La formación merece un capítulo aparte, es una de las medidas preventivas más importantes bajo nuestro punto de vista, la formación del personal autorizado de una empresa evitará brechas de seguridad con toda probabilidad.
En la actualidad una de las tres razones principales por las que una empresa padece o puede sufrir una brecha o incidencia de seguridad, es por la falta de formación de su personal.
Les pondremos un ejemplo muy básico, en numerosas ocasiones, los empleados envían correos electrónicos a múltiples usuarios, sin marcar la opción CCO, hecho que de realizarse, respetaría la confidencialidad de un dato personal como es el correo electrónico, pero si no se marca esta opción, se están difundiendo información personal a terceros sin su consentimiento.
Este tratamiento inadecuado se produce en la mayoría de los casos por la falta de formación del personal y de hecho, en muchos casos el empleado no tiene ni tan siquiera la sensación que está incumpliendo la normativa de protección de datos.
Otro ejemplo, muchas veces el personal copia documentos en el escritorio o recoge información de la empresa sin permiso y sin conocer que en estos soportes o espacios, la información no dispone de copias de seguridad. Si se produce una pérdida o incidencia, esta información no se podrá recuperar.
Conclusión, si el personal autorizado está formado, la salud de la empresa en materia de protección de datos, suele acercarse a la excelencia y evitar riesgos para la seguridad de la información.
Por otra parte, en la actualidad miles de empresas están firmando contratos de servicios como Responsable o Encargados de tratamiento donde manifiestan que sus empleados conocen la normativa, han sido formados y han firmado documentos donde como mínimo se relacionan las principales reglas de seguridad. Pero si esta medida no se ha producido, puede suponer responsabilidades ante la Autoridad de Control y frente a la otra parte del contrato. (Cláusulas penales, en algunos casos).
Finalmente, nuestra experiencia nos dice que cuando se realizan las formaciones, se identifican riesgos que no se han advertido en el análisis inicial, realizado con el Responsable, y es un modo más de controlar, los riesgos de la mercantil y conocer los vicios y deficiencias en la aplicación de los tratamientos por parte del personal.
Curso Formativo Presencial o a Distancia
Presencial:
Desde Redprodat recomendamos la formación presencial, por una razón principal, y es que en cada formación observamos graves carencias en los equipos de trabajo de cualquier empresa, que agradece el curso formativo, entre otras razones, porque conocerá los usos y hábitos incorrectos que se están realizando al tratar la información de la empresa y se le instruye para que sepa analizar e intuir lo que puede y no puede hacer o cuando menos, lo que debe consultar, sin incurrir en errores graves.
Los cursos suelen ser de 2 a 4 horas con contenidos teóricos y prácticos, en función del sector y del número de alumnos.
Los contenidos que se tratan son:
–Principios y conceptos básicos de la normativa de Protección de Datos
-Novedades de la normativa europea, medidas y protocolos
-Recogida de consentimientos
-Régimen de responsabilidades, infracciones y sanciones
-Realización de prácticas
-Estudio y análisis de casos prácticos
–Ruegos y preguntas resueltas
Los cursos se suelen prestan en el mismo centro de trabajo adaptándose a las circunstancias de la empresa.
Al finalizar el curso, se firma por parte de los alumnos un documento acreditativo de su presencia en el curso y posteriormente se emite un certificado que acredita la realización del mismo.
En la actualidad el curso presencial requiere un mínimo de 5 alumnos. Se recomienda que los grupos no sean mayores de 10 a 15 personas y una parte del curso se adapta al sector concreto, buscando tratar los puntos controvertidos del personal en cuestión. Por ejemplo un curso para el personal de recursos humanos o personal sanitario.
Las sesiones se acompañan con un material teórico que se dispone en un formato de Power Point.
A Distancia (On line):
Aunque no es la opción recomendada, por ser más impersonal, y porque como hemos explicado, el alumno agradece poder preguntar cuántas dudas se le planteen directamente al formador sin filtros, la opción a distancia, en muchos casos es necesaria porque es un solo trabajador de un sector que no dispone de flexibilidad horaria o bien porque su movilidad dificulta su presencia y por tanto en estos casos, posibilitamos esta modalidad.
La formación se implementa de manera confidencial e individualizada y se le remite los contenidos teóricos al empleado y un examen test a realizar. Si se realizan más del 70% de las respuestas correctamente, se certifica que dispone de los conocimientos mínimos en la materia.
En este caso, la atención es individual y a través del correo electrónico del formador.
“Si el personal autorizado está formado, la seguridad de la empresa goza de buena salud”
“Los cursos ayudan a identificar malos hábitos y riesgos no detectados”
“Para nosotros la medida más beneficiosa es la formación de los empleados”
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